Cara membuat Database,Table,dan Relasi Microsoft Access

Cara membuat Database,Table,dan Relasi Microsoft Access

Pertama, buatlah db tentang penjualan yang terdiri dari table barang (kode_barang, nama_barang, barang) dan table pembeli (kode_pembeli, nama_pembeli, alamat). dan buatlah relasi di tabel keduanya lalu buatlah query daru table barang dan table pembeli. 

 buatlah db dan tabel tabel sesuai dengan ketentuan diatas, cara membuat database dan tabel ada di postingan saya sebelumnya. setelah membuat tabel, mari ikuti langkah saya untuk mengetahui caranya merelasikan kedua tabel tersebut dan cara membuat querynya.

setelah itu, mari kita buat querynya lalu kita relasikan tabel nya
lakukanlah seperti gambar ini

Cara Membuat Database dan Table Ms Access

Tutorial Membuat Database dan Table

Database secara mudah dapat digambarkan sebagai kumpulan dari tabel-tabel yang saling berelasi dan membentuk suatu tujuan tertentu. 

Contoh : Database Akademik, Database Perusahaan, dll

Salah satu aplikasi yang biasa dipergunakan untuk mengolah database (basis data) ialah Microsoft Acces. Microsoft Access adalah salah satu dari Relasional Database Management System (DBMS). DBMS adalah sebuah program yang memiliki fasilitas penyimpanan dan pemanggilan struktur informasi pada sistem komputer. 

  

Selain tabel, sebuah file database Access juga berisi bermacam-macam obyek database yang lain diantaranya:

• Queri untuk mengorganisasi data,
• Forms untuk berinteraksi dengan data pada layar,
• Reports untuk mencetak hasil,
• Macros dan program Visual Basic untuk memperluas fungsionalitas dari aplikasi database.

Semua obyek ini disimpan dalam file <filename>.mdb

Dalam Access, ada 3 (tiga) cara untuk membuat database:
1. Membuat database baru.
   Pilihan yang digunakan adalah : Blank Access database.
2. Menggunakan database wizard.
   Pilihan yang digunakan adalah : Access database wizard, pages and projects.
3. Menggunakan database yang sudah pernah dibuat .
   Pilihan yang digunakan adalah : Open an existing file.

Langkah-langkah untuk menjalankan microsoft access adalah :

1. Siapkan instalasi Microsft Acces yang merupakan satu paket dengan Microsft Office.
   Pilih menu Microsft Acces pada menu yang tersedia dalam windows.
2. Untuk membuat Database Baru(Blank Database), buka menu File, lalu pilih New. Lalu klik Blank Database.
3. Akan muncul kotak dialog save. Simpan database baru dengan nama yang sesuai dengan informasi yang akan dibangun serta letakan pada folder directory yang telah disiapkan.
4. Pilih object yang diinginkan. Jika ingin membuat table, maka pilih object table dan pilih create table. Jika ingin membuat Query maka juga pilih object Query dan seterusnya.

:: Membuat Tabel

----------------

Untuk mencatat informasi maka harus dibuat table sebagai tempat menyimpan dan mengelola data.
Langkah yang harus dikerjakan adalah :
1. Merancang table yang akan dibuat,
2. Merancang struktur table seperti apa
3. Mengatur hubungan/relasi antar table satu dengan table lain supaya informasinya terpadu.
4. Klik menu/object table. Pilih create table in design view.

5. Ketik struktrur table yang akan dibuat, sesuai dengan perancangan informasi yang akan dibangun. Ketik nama fieldnya, tentukan juga type datanya dan atur lebarnya data, pilih Field Size. 

6. Setiap tabel memiliki primary key. Primary key artinya field yang bisa mengidentifikasi setiap informasi yang ada pada tabel. Misal pada tabel karyawan, primary key-nya adalah nomer induk karyawan atau KaryawanID, ini karena setiap karyawan memiliki nomer induk yang unik dan tidak sama dengan karyawan yang lain. 

7. Struktur table diatas, field sebagai Primary Key adalah KodeVCD karena sebagai informasi utama yang membedakan VCD satu dengan VCD lain, dan selalu bersifat Unique. 

8. Letakkan kursor di field tersebut yaitu KodeVCD. Klik kanan maka akan muncul menu menentukan Primary Key sebagai berikut :

Maka Field tersebut akan ditandai dengan gambar kunci disebelah kiri field tersebut.

9. Bila ingin memberi aturan pada fields tertentu misalnya KodeVCD, aturan yang diberikan misalkan untuk KodeVCD selalu diawali dengan huruf H atau D, maka diberikan ketentuan sebagai berikut : 

Input Mask : L99
Validasi Rule : Left([KodeVCD],1)=”H” or Left([kodeVCD],1)=”D”
Validasi Text : “Tidak boleh sembarang memasukan data” 

10. Simpan perancangan struktur table diatas, klik menu File, lalu pilih simpan maka beri nama table tersebut. 

11. Maka hasil penyimpanan table VCD tersebut akan nampak seperti dibawah ini : Selanjutnya..

  

--[ Menambahkan Data

Buka table database yang berisi table tersebut, seperti table VCD dalam database RentalVCD yang telah dibuat diatas. Pilih Table yang akan ditambah datanya, klik dua kali.

Ketik data-data yang dinginkan seperti contoh berikut ini : 

Menambah data yang tidak sesuai dengan Rule, sesuai dengan Validasi Rule, seperti kasus diatas bahwa data yang dimasukan harus berawalan H atau D dengan diikuti 2 angka dibelangkannya.Bila yang dimasukan bukan awalan H atau D seperti G04 maka akan muncul message kesalahan.

Menambah data bila data pada Primary Key sama , misalkan data D02 sudah ada, di entri lagi dengan data lain yaitu D02 dengan judul film yang berbeda, maka ada duplikasi data pada field KodeVCD, maka akan muncul : 

 

Buka Table yang akan diedit datanya:

 

Arahkan kursor kearah record yang akan dirubah datanya, misal ingin merubah data pada record 2, maka pilih record 2 pada tabel tersebut lalu ketik perubahannya.

 

Lalu rubah sesuai dengan data mana yang akan dirubah, missal pada data judul VCD yang akan dirubah seperti contoh berikut : 

 

  

--[ Menghapus Data

Buka table yang berisi data yang akan dihapus. Arahkan kursor ke data yang akan dihapus,klik kiri sehingga record diblock :

 

Lalu klik kanan, maka akan muncul menu sebagai berikut : 

 

Pilih Delete Record, maka akan ada konfirmasi apakah akan menghapus record tersebut : 

  

Pilih Yes jika ingin menghapus maka data akan dihapus.

   

--[ Mencari Data

Buka table yang akan dicari datanya, misal table VCD diatas.  Klik menu edit, Find. Ketik data yang dicari, pada kotak isian Find What. Pilih table VCD: table pada kotak isian Look In. Pilih Whole Field pada kotak isian Match. Pilih All pada kota Search. 

  

--[ Mencari data dan Mengganti Data

Buka table yang akan dicari datanya, misal table VCD diatas. Klik menu edit, Find. Ketik data yang dicari, pada kotak isian Find What, misal : Superman. Pada kotak isian Replace With : misal ketik : SuperWoman. Pilih table VCD: table pada kotak isian Look In. Pilih Any Part of Field pada kotak isian Match. Pilih Replace All pada kota Search, dan pilih Yes.
 

--[ Mengurutkan data

Mengurutkan Data ada dua bentuk :

:: Ascending : Mengurutkan menaik (misal A-Z atau 0-1000 dst)
:: Descending : Mengurutkan menurun(Misal Z-A atau 1000-0 dst). 

Buka table yang bernama VCD. Sorotlah kolom/field yang akan diurutkan : 

Klik menu Record, sort Ascending, untuk mengurutkan data yang terkecil ke yang terbesar.Atau Descending untuk sebaliknya.

Hasil Pengurutan Ascending :

  

--[ Menyaring DATA

Menyaring data (Filter) adalah memisahkan atau menyeleksi semua record yang dikehendaki. Pertama-tama bukalah tabel yang akan disaring misal VCD. Tempatkan kursor pada kata atau data yang digunakan sebagai penyeleksi missal ingin menampilkan data-data yang harga sewa VCD sama dengan 3000, maka letakan kursor di data tersebut, 3000 di kolom/field HargaSewa VCD. Lalu pilih Record, dan pilih Filter by Selection, maka hasilnya adalah sebagai berikut :

Jika ingin meremove/mengembalikan ke data asal, tanpa difilter maka pilih Record, pilih Remove Filter maka akan kembali ke data asal tanpa difilter.

Mickrosoft Access

Microsoft Access

Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara paraprogrammer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

Fitur

Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL); query dapat dilihat dan disunting sebagai statemen-statemen SQL, dan statemen SQL dapat digunakan secara langsung di dalam Macro dan VBA Module untuk secara langsung memanipulasi tabel data dalam Access. Para pengguna dapat mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep berorientasi objek.

Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE) 2000, yang merupakan sebuah versi mini dari Microsoft SQL Server 2000, dimasukkan ke dalam Office XP Developer Edition dan dapat digunakan oleh Microsoft Access sebagai alternatif dari Microsoft Jet Database Engine.

Tidak seperti sebuah sistem manajemen basis data relasional yang komplit, Microsoft JET Database Engine tidak memiliki fitur trigger dan stored procedure. Dimulai dari Microsoft Access 2000 yang menggunakan Microsoft Jet Database Engine versi 4.0, ada sebuah sintaksis yang mengizinkan pembuatan kueri dengan beberapa parameter, dengan sebuah cara seperi halnya sebuah stored procedure, meskipun prosesur tersebut dibatasi hanya untuk sebuah pernyataan tiap prosedurnya. Access juga mengizinkan form untuk mengandung kode yang dapat dieksekusi ketika terjadi sebuah perubahan terhadap tabel basis data, seperti halnya trigger, selama modifikasi dilakukan hanya dengan menggunakan form tersebut, dan merupakan sesuatu hal yang umum untuk menggunakan kueri yang akan diteruskan (pass-through dan teknik lainnya di dalam Access untuk menjalankan stored procedure di dalam RDBMS yang mendukungnya.

Dalam berkas Access Database Project (ADP) yang didukung oleh Microsoft Access 2000 dan yang selanjutnya, fitur-fitur yang berkaitan dengan basis data berbeda dari versi format/struktur data yang digunakan Access (*.MDB), karena jenis berkas ini dapat membuat koneksi ke sebuah basis data MSDE atau Microsoft SQL Server, ketimbang menggunakan Microsoft JET Database Engine. Sehingga, dengan menggunakan ADP, adalah mungkin untuk membuat hampur semua objek di dalam server yang menjalankan mesin basis data tersebut (tabel basis data denganconstraints dan trigger, view, stored procedure, dan UDF). Meskipun demikian, yang disimpan di dalam berkas ADP hanyalah form, report, macro, dan modul, sementara untuk tabel dan objek lainnya disimpan di dalam server basis data yang membelakangi program tersebut.

Berikut ini daftar type data yang sering digunakan dan penjelasannya:

BYTE:
Berukuran kecil dan hanya menampung 2 bit (=1 byte) bilangan hexa yaitu 00 hexa sampai FF hexa, atau bila dinyatakan dalam desimal 0 sampai 255 saja.

BOOLEAN:
Berukuran kecil hanya menampung keterangan TRUE (=benar) atau FALSE (=keliru) saja.

INTEGER:
Berukuran kecil-sedang menampung bilangan non-pecahan antara -32768 sampai 32767

LONG:
Sering disebut juga dengan Long Integer, berukuran sedang, menampung bilangan non pecahan -2147483648 sampai 2147483647

SINGLE:
Disebut juga Single Precision Floating Point, berukuran sedang (lebih besar dari Long), menampung bilangan pecahan sebesar 8 bit (=4 byte) bilangan hexa.

DOUBLE:
Disebut juga Double Precision Floating Point, berukuran sedang (lebih besar dari Single), menampung bilangan pecahan sebesar 16 bit (=8 byte) bilangan hexa.

CURRENCY:
Berukuran sedang (lebih besar dari Single namun lebih kecil dari Double) menampung bilangan non-pecahan antara -9223372036854775808 sampai 9223372036854775807
Pemilihan tipe data ini akan mengakibatkan secara default data tampil dengan diawali Currency Symbol (lambang satuan mata uang) seperti Rp. 23.000,- atau $ 45 dan lain sebagainya. Oleh karenanya pilihan ini cocok untuk data transaksi keuangan.

DECIMAL:
Berukuran besar, menampung bilangan non-pecahan dengan sebesar 28 bit (=14 byte) hexa. Pilihan ini sebaiknya hanya diperlukan apabila memang data yang diolah angkanya sangat besar, karena tipe data ini memboroskan kapasitas ruang simpan database.

DATE:
Berukuran sedang (setara Currency), digunakan untuk menampung data tanggal dan waktu

STRING:
Berukuran besar, digunakan untuk menampung data text (alfanumerik plus karakter).

OBJECT:
Berukuran sedang, digunakan untuk menampung data referensi Object

VARIANT:
Berukuran sangat besar, merupakan tempat penampung serbaguna dan dapat menampung data apa saja. Bila dalam deklarasi variabel anda hanya menuliskan "DIM A" misalnya, tanpa menyebutkan tipe datanya maka itu berarti anda membuat sebuah variabel dengan tipe data Variant.
Karena tipe data Variant berukuran sangat besar maka sebaiknya hindari penggunaanya bila tidak terpaksa.

Primary Key

Setiap table dalam database harus mempunyai field yang memiliki data yang unik atau tidak boleh sama untuk setiap record. Field ini dinamakan Primary Key. Misalnya dalam sebuah table barang, yang mungkin dijadikan primary key adalah kode barang, dimana field kode barang tidak mungkin sama untuk semua barang. Primary key berfungsi untuk membuat relasi antar table. Nantinya dengan adanya relasi kita bisa mengambil informasi dari beberapa table sekaligus.

Mengisi Primary Key pada Field

Jika anda mempunyai sebuah table yang mana mempunyai record yang unik (tidak ada yang sama), seperti ID, serial number, atau kode, field tersebut bisa dijadikan primary key. Field dengan primary key tidak boleh berisi data atau record yang kosong, jarang atau tidak pernah diubah.

.

• Buka database
• Klik kanan pada table yang ingin diisi primary key, kemudian klik Design View untuk menampilkan table pada mode design.
  
  
• Pilih field yang ingin dijadikan primary key.
• Pada tab Design, di group Tools, klik Primary Key .
• Akan berisi tanda  pada field.

Menghilangkan Primary Key

• Buka table dalam mode design.
• Sebelum menghilangkan primary key dari field, anda harus menghapus relasi yang ada pada field tersebut.
• Pada tab Design, di group Tools, klik Primary Key .